Pengertian Surat Dinas
Menurut kamus besar bahasa Indonesia, Surat Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh kantor pemerintah atau instansi atau lembaga resmi lainnya dan bebas dari biaya.
Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Adapun ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:
- Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
- Adanya nomer surat dan lampiran.
- Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
- Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
- Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.
Syarat Surat Dinas
Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:
- Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
- Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
- Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
- Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.
Fungsi Surat Dinas
Surat Dinas berfungsi antara lain sebagai berikut :
- Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
- Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
- Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
- Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar