1. Kepala (Kop)
Surat resmi pada umumnya ditulis pada kertas yang memakai kepada surat atau kop. Biasnaya kepada surat disusun dengan tata letak yang menarik, terutama kepala surat perusahaan. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :
a) Nama organisasi atau lembaga
b) Alamat kantor pusat dan cabang
c) Nomor telepon
d) Nomor faksimili
e) Nomor kotak pos atau trompol pos
f) Alamat kawat/e-mail
g) Lambang/logo
Khusus pada surat-surat perusahaan, pada kepada surat juga sering dicantumkan macamusaha atau bidang kegiatan dan nama bankir sebagai referensi. Adapun manfaat dari kepala surat yaitu :
1) Identitas organisasi
2) Mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi
3) Memberi informasi atau keterangan tentang organisasi
4) Alat promosi
2. Nomor
Setiap surat resmi terutama yangdikirm ke luar lingkungan organisasi hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna :
a) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama penyimpanan dan penemuannnya kembali (ingat penyimpanan surat dengan sisitem nomor)
b) Untuk mnegetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah)
c) Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti)
Rangkaian nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan dan tahun pembuatan surat. Misalnya 08/MH/I/2010
3.Tanggal
Cara menulis tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun dibedakan antara surat pribadi dan surat resmi. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat. Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib oleh nama kota karena nama kota telah tercantum pada kepala surat.
4. Lampiran
Lampiran adalah sesuuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengansurat pengantarnya. Suat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi :
1) Untuk menyampaikan maksud pengirimannya
2) Sebagai pengantar untuk lampirannya.
Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu menyebutkan satu persatu tiap dokumen yang dilampirkan (bila lampirannya sedikit) dan menyebutkan secara umum (bila lampirannya banyak).
5. Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul [pada karangan lain. Kedudukan hal atau perihal dalam surat resmi kiranya sudah mantap dan tentang posisinya tidak ada maslah, yaitu di bawah lampiran.
Adapun ketentuan dalam penulisan perihal atau hal yaitu :
1) Bila perihal ditulis denganhuruf biasa (gabungan huruf kapital dan huruf kecil/undercase), huruf awal setiap kata depan atau kata penghubung harus ditulis dengan huruf kecil
2) Sebaiknya perihal surat tidak ditulis seluruhnya dengan huruff kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk menuliskan judul surat.
3) Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik
4) Bila perihal lebih dari sati baris, jarak pengetikan antara baris adalah satu spasi.
5) Pemakaian garis bawah sketang inisudah tidak lazim.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan ada dua macam :
1) Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
2) Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat
Ada bebrapa hal yang harus diperahatikan dalam penulisan alamt tujuan yaitu:
1) Alamat tujuan beserta alamat pengirim ditempatkan pada satu sisi amplop saja.
2) Alamat surat tidak wajib diawali dengan kepada dan sejinisnya asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yan tepat.
3) Ungkapan yang trehormat (Yth) sebagai penghalus tidak selalu dipakai dalam alamat surat.
4) Surat dari seseorang yang dirasa perlu disapa dengan ungkapan Yth, misalnya orang atau yang dituakan, alim ulama, para pemuka masyarakat dan orang-orang lainnya yang pantas disapa dengan Yth. Milsanya Yth. Direktur…..
7. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunannya agar surat tidak terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah. Dalam kenyataannya bahwa surat pribadi selalu memakai salampembuka, surat niaga, dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pemuka.
8. Isi Surat
Jika dilihat dari segi komposisi isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri dari tiga macam alinea yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup. Ketiga alinea tersebut menjalankan fungsi tertentu dalam karangan, termasuk di dalam surat.
8.1 Alinea Pembuka
Alinea pembuka pada sebuah surat berfungsi sebgai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat. Di dalam surat resmi, alinea pembuka harus telah mengandung masalah pokok surat, sehingga setelah membaca alinea pembuka, pembaca surat tidak lagi bertanya-tanya atau merasa heran akansurat yang diterimanya.
Bunyi alinea pembuka berpengaruh besar terhadap keberhasilan surat secara keseluruhan karena alinea pembuka merupakan isi surat yangpaling awal dibaca.
8.2 Alinea Transisi
Yaitu selurih alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan penutup. Alinea transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang maslah pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi sangat penting karena di dalamnya terdapat isi surat sesungguhnya berupa pesan-pesan yangingin disampaikan olej pengirim surat. Oleh sebab itu, alinea transisi ini sering disebut dengan alinea isi atau alinea pesan.
8.3 Alinea Penutup
Alinea penutup berfungsi untuk menandakan uaraian masalah pokok surat sudah selesai. Alinea ini tidak lagi berisi keterangan atau rincian, tetapi lebih merupakan kesimpulan,mengemukakan harapan, atau imbauan danmengucapkan terima kasih apabila perlu.
9. Salam Penutup
Pemakaian salam penutup sama halnya dengan salam pembuka sifatnya tidak wajib. Pada kenyataannya surat pribadi dan surat niaga selalu memakai salampenutup sedangkan surat dinas pemerintah jarang memakai salam penutup. Salam penutup hanya dipakai dalam surat-surat berita tempatnya di bawah isi surat. Gunannya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim terhadap penerima surat.
10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat
Dalam surat niaga, setelah salam penutup masih sering tercantum nama organisasi yang mengeluarkan surat. Hal itu dimaksudkan untuk menegaskan bahwa surat yang dikirim mewakili organisasi, bukan mewakili pribadi.
Misalnya :
Hormat saya,
Abyan Yanfa
Direktur Utama
11. Jabatan Penanda Tanganan
Jika dalam surat niaga nama penanda tangan ditempatkan di bawah tanda tagan, di dalam surat pemerintah justru kebalikannya nama jabatan dicantumkan lebih dhaulu, kemudian tanda tangan barulah diikuti oleh nama penand atangan di bawahnya.
Contohnya :
1) Surat niaga
Hormat saya,
PT. Computer Int.
Siti Hapsah
Sekretrais Direksi
2) Surat pemerintah
Kabag Keuangan
Abyan Yanfa, S.E
NIP. 13340419
12. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam tradisi korespondensi di Indonesia yangboleh menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menandatangani sebuah ssurat adalah orang yang beranggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik atas nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi.
13. Tembusan
Sebuah surat akanmempunyai tembusan bila kopi surat dikirmkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut paut atau keterkaitannya dengan surat yangdikeluarkannya. Kadnag-kadang ada pejabat atau pihak yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidnag tugasnya karena kepadanya harus diberikan tembusan.
Misalnya :
Tembusan :
1) Pimpinan BNI 46 Cabang UPI
2) Rektor UPI
14. Inisial Pengongsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengongsep danpengetik surat. Inisial kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil dan huruf awal nama keluarga, misalnya Abyan Yanfa = ay. Inisial banyak dipakai dalam surat bisnis. Gunanya untuk mengetahui pengongsep dan pengetik surat, jika sewaktu-waktu diperlukan orangnya dicari.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar