Prosedur Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks        : Diisi indeks surat

Kode         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal      : Diisi tanggal terima surat
No urut      : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K        : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal        : Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran     : Lampiran surat
Dari            : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada      : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat       : Diisi nomor surat
Pengolah      : Diisi unit pengolah
Paraf            : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Lihat Bagan Penanganan Surat Masuk Penting

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar