Pengertian dan Jenis-Jenis Surat Niaga

A.       PENGERTIAN SURAT NIAGA

Terdapat beberapa pengertian surat niaga antara lain :

•  Surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niagadibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntunga.
•  Surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.
•  Surat yang dikeluarkan oleh badan-badan atau perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.

B.       JENIS-JENIS SURAT NIAGA

1.                  Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirim surat(calon pembeli/pengguna jasa).

Supaya calon pembeli menjadi tertarik membelli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulainya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

2.                  Surat Pemesanan

Surat pemesanan ialah surat daripembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :

• Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan   sebagainya.
•  Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar      mudah melayani dan mengeceknya,
• Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki, cara pembayaran, waktu pengiriman yang dikehendaki, dan cara pengepakan.

3.    Surat Klaim (Pengaduan)

Surat klaim adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena, jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlamabatan, atau pengingkaran isi perjanjian.

Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

• Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan
• Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
• Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
• Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata
• Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

4.         Surat Pengantar Barang

Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar barang dari penjual kepada pembeliatau pengantar paket barang-barang dan sebagainya.

Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat pengantar barang adalah :

• Nama dan alamat pengirim serta penerima surat/barang
• Nomor surat pengantar
• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Jumlah, jenis, merk dan keterangan lain mengenai barang/dokumen yang akan dikirim.
• Tanda tangan dan nama terang pengirim surat pengantar, disertai cap/instansi yang bersangkutan.
• Kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima barang.

5.    Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dikirimkan pemberli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera di penuhi sesuai dengan yang telah disepakati.

Isi pokok surat pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut :

• Menyatukan barang sudah diterima dengan baik.
• Menjelaskan cara-cara pembayaran
• Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan
• Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.

6.      Surat Tagihan

Surat tagihan merupakan surat yang dibuat oleh penjual atau pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas barang-barang yang dibelinya. Dengan kata lain, surat tagihan dibuat karena pihak pembeli belum membayar atau tidak mengirimkan uang pembayaran pada tanggal pelunasan yang telah disepakati bersama

Hal-hal yang perlu dimuat tepat pada tanggal penagihan yang telah ditentukan (disanggupi pihak pembeli).

• Memberitahukan dan mengingatkan mengenai pernytaan waktu pembayaran.
• Pembayaran yang harus segera dibayar/besarnya utang yang harus dibayar.
• Menunjukan tanggal, nomor surat dan faktur pembelian.
• Cara pelunasan yang harus dilakukan.