Sejarah, Pengertian,dan Ruang Lingkup Kearsipan

A. SEJARAH KEARSIPAN1. Secara praktis
    Kearsipan merupakan aktivitas yang telah ada sejak 3000 tahunsebelum masehi. Misalnya :
     Di Messir, ada catatan di daun papirus
2. Secara Ilmiah
    kearsipan merupakan suatuilmu pengetahuan yang berkembang atau dikembangkan. Misalnya:

1.  di negara-negara barat : diawali sejak munculnya revolusi   industri.
2.  di Indonesia mulai memasuki abad ke 20

B.    PENGERTIAN
a.    Menurut Kamus Administrasi:
    kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.
b.    Menurut Drs. E. Martono
    kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat atau record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila sewaktu waktu diperlukan maka dapat ditemukankembali dalalm waktu singkat.
c.    Menurut R. Soeharto:
    kearsipan adalah aktivitas penerimaan,pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
d.    Kesimpulan
Kearsipan adalah kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sisitem tertentu,sehingga apabila arsip tersebut diperlukan, maka dapat ditemukan kembali secra tepat dalam waktu yang singkat (cepat).

C.    RUANG LINGKUP
Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. Penerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.
2. Pencatatan, meliputi:
    pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll.
3. Penyimpanan, meliputi:
    pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan.
4. Perawatan, meliputi:
    menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.
5. penggunaan/pelayanan, meliputi:
    menyusun tata tertib dan menyiapkan  serta perangkat pelayanan.
    Pelayanan terhadap peminjaman arsip
    Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.
6. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi:
    menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.
*Istilah
-Retensi arsip : jangka waktu penahanan sesuai dengan fungsinya.
-Menilai Penggunaan arsip, rumusnya:
    AP =   ∑    PERMINTAAN × 100 %  
          ∑    TERSIMPAN
jikakurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau  dimusnahkan.
-Membentuk panitia : jika diperlukan unutuk representatif
-Membuat usulan : - membuat permohonan untuk penyusutan
                               - menunggu jawaban
-Melakukan penyiangan: melakukan pencabutan terhadap arsip yang                 disimpan untuk disusutkan/dimusnahkan.
-Pelaksanaan penyustutan dan pemusnahan :
setiap tahap ini dilakukan maka  panitia harus membuat berita acara